Automatización de pagos: Ahorra tiempo y reduce errores

En este contenido, te explicamos las posibilidades y beneficios de la automatización de pagos. Además, conocerás cómo vincular los pagos pendientes y las facturas puede facilitar tu conciliación bancaria.

• La automatización puede llegar a un gran número de campos relacionados con los pagos.
• Algunas de las posibilidades de la automatización de pagos son accesibles con soluciones sencillas.

La automatización de pagos es uno de los hitos más importantes en la digitalización empresarial. Al mismo tiempo, es un proceso desafiante con muchas posibles iniciativas que, en cada empresa, deben ser progresivamente más ambiciosas.

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En ese sentido, el primer paso de todo ese camino debe ser tener un flujo de datos de pago ordenado. Crear una conexión automática entre datos de facturación, bancarios y contables es algo, hoy en día, no solo accesible y sencillo sino también muy provechoso.

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Los campos de la automatización de pagos

Los procesos de pago son suficientemente amplios como para que la automatización pueda abarcar diferentes partes o funciones. Entre ellas destacan las siguientes:

• Control de las facturas. Puede ligarse automáticamente el seguimiento del estado de pago de la factura y su contabilización a la información bancaria.
• Previsiones de flujos de caja y gestión de tesorería. A partir de los datos, pueden lanzarse alertas automáticas para mantener el activo y pasivo corrientes en márgenes apropiados.
• Realización de trámites, autorizaciones, intercambios de documentos y otras tareas administrativas. Por ejemplo, puedes diseñar que se realice una determinada acción automática cuando tengas provisión de fondos por parte de un cliente. 
• Automatización de proceso de identificación, biometría, encriptación de mensajes y otras labores relacionadas con la seguridad de los pagos. Un ejemplo ya muy cotidiano es el lanzamiento automático de contraseñas de un solo uso para confirmar pagos.
• Datos financieros. Es deseable que, conforme se vayan realizando cobros y pagos, se actualice tu panel de datos financieros pasados, actuales y previstos.
• Automatización de contratos. Muchos contratos implican un conjunto ordenado de tareas para ambas partes que, en buena medida, viene condicionado por la realización de pagos. Para avanzar en la automatización de los contratos, es necesario tener el flujo de datos de pago automatizado.

Beneficios de vincular los pagos a facturas pendientes

Un pago tiene muchas repercusiones. Suele tener algún respaldo documental (factura o nómina, generalmente), hay que contabilizarlo, originará un movimiento bancario, puede tener incidencia fiscal…  

Por ejemplo, si ha llegado un ingreso de 100 € en tu cuenta bancaria, no es deseable que se contabilice por 90 €, ya que habría un error. Por tanto, lo ideal es disponer de una solución que te permita que los datos de pago fluyan de forma coherente. 

Con ello, podrás comprobar los datos de tesorería ligados a cada factura y disfrutarás de varias ventajas:

• Será sencillo ver qué facturas te quedan por pagar o cobrar, cuál es su importe y el calendario previsto.
• Evitarás errores en la contabilización de las facturas, lo que redunda también en que puedas rellenar sin fallos los modelos fiscales.
• Podrás consultar rápidamente con qué facturas se corresponde cada cobro o pago, de forma que se eviten fraudes de trabajadores o directivos que pretendan sacar dinero de tu empresa sin justificación.
• Ahorrarás tiempo en los procesos de pago, en especial en tareas como, la conciliación bancaria y la justificación de provisiones de fondos y suplidos.
• Dispondrás de una información financiera más sencilla de actualizar, ya que los errores son menores y las comprobaciones no tan necesarias.
• Facilitarás la optimización de procesos de cobro, en especial cuando contratas servicios externos para la realización de alguna tarea, ya que es más visible cuáles son las facturas por cobrar y sus incidencias.
• Trabajarás con unos datos de pago más fiables con los que será más sencilla la realización de previsiones de tesorería y la toma de decisiones para su gestión.
• Tendrás un flujo de datos de pago coordinado que permitirá avanzar en otras tareas de automatización de pagos.

La automación de pagos y la optimización de la conciliación bancaria

Imagina que estás realizando un proceso de conciliación bancaria y ves que tus cifras contables no se corresponden con lo que sucede en tus cuentas bancarias. 

Por ejemplo, puede que hayas anotado un abono excesivo en tu cuenta de clientes que no se corresponde con el cobro que has recibido. Tu cliente te ha pagado menos de lo que dice tu libro diario. Hay un error y pueden haber pasado varias cosas:

• Puede que te haya pagado lo que correspondía, pero tú contabilizases un cobro mayor.
• Puede que hayas anotado que te ha satisfecho toda la deuda y, sin embargo, quede alguna cantidad pendiente.

Con la sola confrontación de tu realidad bancaria y tus libros contables no serás capaz de saber dónde está el problema. Ahora bien, si tienes una vinculación automática entre la factura, el asiento contable y la información bancaria, será sencillo seguir el rastro. 

Habrás visto que un pago o un cobro no cuadra y podrás ver la factura asociada a ese pago o cobro para ver dónde está el problema. Además, lo importante es que podrás poner una solución en caso de que tengas que realizar alguna reclamación del pago.

En resumen, la automatización de los pagos es una de las grandes tendencias en digitalización empresarial. Abre un camino para una gestión más inteligente y sencilla en muchos campos, en especial en lo relacionado con las relaciones con clientes y proveedores, con la gestión de tesorería y con el análisis financiero.

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